Vanliga frågor och svar om styrelseprotokoll

En del medlemmar tycker sig ha rätt att se protokollen och att styrelsen är odemokratisk och hemlighetsfull som inte lämnar ut dessa. Men styrelseprotokoll är inte och ska inte bli offentliga. Sekretess råder och endast styrelsen och revisorn har rätt att se dem, vilket är en direkt följd av den tystnadsplikt som gäller för styrelsen angående vad styrelsen diskuterat och beslutat.

En föreningsstämma har utsett en person som ska granska styrelsens arbete och det är revisorn. Det finns ofta känsliga uppgifter i protokoll, till exempel att någon ligger efter med betalning av avgift, påståenden om att någon är störande, uppgifter i anbud och offerter vid upphandling. Sprids sådana uppgifter kan såväl föreningen som de enskilda styrelseledamöterna bli skadeståndsskyldiga. Detta gäller om uppgifterna skadar någons intressen, såväl föreningens som enskilda medlemmars.

Styrelsen kan få frågan om var i lagen det står att styrelseprotokollen inte är offentliga. Svaret är att det inte heller står uttryckt, men andemeningen i hela lagstiftningen är att styrelsen antas ha medlemmarnas förtroende och handla i deras intresse, det vill säga inte har en dold agenda. Om protokollet skulle vara öppet för medlemmar hade lagstiftningen reglerat saken på samma sätt som när det gäller stämmoprotokoll, vilka enligt lag ska vara tillgängliga senast tre veckor efter stämman.

Ett tips är att styrelsen i stället informerar via nyhetsbrev om vad som händer i föreningen, utan att då gå in på känsliga uppgifter som berör enskilda personer eller som kan skada föreningens intressen.

Det sägs i lagen om ekonomiska föreningar att styrelseprotokoll ska förvaras på betryggande sätt och motsvarande gäller enligt samma lag för stämmoprotokoll. Vi tolkar detta så att det inte finns någon bestämd tidsgräns för förvaring av dessa protokoll. De bör därför förvaras i evig tid.

Ordföranden ska alltid underteckna protokoll. Vidare ska det alltid finnas en justerare som gör det samma. Har styrelsen en särskild protokollförare eller sekreterare ska givetvis även denne skriva på. Det vanligaste är alltså tre underskrifter. Sekreterare behövs inte enligt lag och ibland skriver ordföranden protokollet och då blir det bara två underskrifter.

Styrelsen utser en protokollförare och protokollet ska sedan undertecknas av denna person samt ordföranden och en justerare. Övriga ledamöter ska inte gå igenom och godkänna protokollet. Är styrelsen oenig om innehållet bör protokollförarens mening gälla. Så är det vid stämmor och det saknas anledning att göra på annat sätt då det gäller styrelsen. Har till exempel ordföranden en avvikande mening kan den utvecklas i en bilaga till protokollet.

Justeraren vägrar att skriva under protokollet. Vad händer då? Vägrar till exempel en justerare att skriva under protokollet eller göra ett tillägg om sin avvikande uppfattning, är det inget att göra åt detta. Det går inte att utse en annan justerare för detta protokoll. Då bör protokollföraren och ordföranden i ett särskilt tillägg notera just denna vägran från justerarens sida samt datera och underteckna även tillägget.

En ledamot måste vid mötet anmäla att denne reserverar sig, det går inte att göra i efterhand, och reservation ska föras till protokollet. Görs en sådan anmälan ska detta framgå av protokollet. Det är alltså inte ordföranden eller sekreteraren som på egen hand avgör om det ska tas in i protokollet, utan det ska helt enkelt ske. Reservationen innebär att den reserverande ledamoten inte är ansvarig för det beslut hen reserverat sig emot.

Revisorn har rätt att ha full insyn i det räkenskapsår som granskas. Denne får läsa alla styrelseprotokoll och andra handlingar som angår föreningen. Revisorn har tystnadsplikt och får inte lämna ut uppgifter som kan vara till skada för föreningen. Ibland vill revisorn fortlöpande få styrelseprotokollen och detta måste styrelsen acceptera.

Det enda krav som finns i lag är att besluten ska framgå och vilka som deltog, datum samt att protokollen måste undertecknas av ordföranden, protokollförare och justerare. Här finns alltså rätt stor frihet att utforma protokoll.

Nej, det finns inget lagkrav på det. Styrelsen kan utse en sekreterare för hela verksamhetsåret, utse en protokollförare vid varje möte eller låta ordförande skriva protokollet.

När en formell omröstning ägt rum kan protokollet innehålla vilka ledamöter som röstat för respektive emot förslaget. En ledamot kan därutöver även reservera sig mot beslutet, och detta ska föras till protokollet.

Styrelsen bestämmer själva över detta men ett något mer utförligt protokoll är bra då det är lättare för framtida styrelser att förstå bakgrunden till besluten.

Det bör gå om styrelsen kan säkerställa att det får i princip samma innehåll som det försvunna. Ange att detta är ett ”extra” protokoll som ersatt det som förekommit, det kan vara bra att veta om första protokollet plötsligt dyker upp.

Om HSB Malmö eller annan anlitas av för löpande ekonomisk förvaltning är svaret att styrelsen inte är skyldiga att lämna ut det, även om en del föreningar väljer att göra så för att förvaltningen ska löpa smidigare. Men revisorn, som är vald av föreningsstämma, har rätt att se protokollen.

Formellt sett har bara ledamöter samt revisorer rätt att ta del av styrelseprotokoll. Men detta gäller även suppleant som tjänstgör i frånvarande ledamots ställe. Om suppleanter ändå deltar i styrelsens sammanträden har de ju redan hört vad som avhandlats. Då blir det märkligt om styrelsen skulle vägra dem att ta del av protokoll. Även om en suppleant inte deltagit i ett möte lär personen förr eller senare göra det och ersätta en ordinarie ledamot som är frånvarande och då kan denne begära att få se alla tidigare protokoll.

Alla styrelseprotokoll ska numreras. Numrering brukar ske årsvis, alltså till exempel 1-10 under år 2016 och 1-9 under år 2017, men kan också numreras löpande med ärendenummer.

Det är tillåtet med så kallade per capsulam-beslut. Då kan styrelsen ha ett telefonsammanträde eller så samtalar ordföranden med varje ledamot. Det bör även gå per e-post. Men detta ska alltid bekräftas genom ett sedvanligt protokoll för detta särskilda beslut. Att bara samla ett antal e-brev fungerar inte. Samtliga ledamöter måste kontaktas för denna typ av beslut, det räcker inte att en majoritet av ledamöterna deltar. Om ledamöterna inte är eniga bör beslutet i stället fattas vid vanligt styrelsemöte.

Styrelseprotokoll ska inte tillhandahållas medlemmarna, utan är ett internt arbetsmaterial för styrelsen; protokollen kan föras elektroniskt, skannas med underskrifter alternativt skrivas under elektroniskt i brist på lagreglering om förvaring i pappersform. Protokollen ska förvaras på betryggande sätt enligt bostadsrättslagen, men detta indikerar inte att det är pappersprotokoll utan måste tolkas så att även elektroniska protokoll ska förvaras på betryggande sätt. För årsredovisningar gäller att dessa blir sparade i pappersform.